Kako stvoriti ured bez papira

Uredska rješenja bez papira smanjuju nered, poboljšavaju organizaciju i pojednostavljuju izvještavanje. Evo kako stvoriti ured bez papira.

Odlazak bez papira sjajan je način da smanjite otisak tvrtke na okoliš, poboljšate njegovu organizaciju i povećate transparentnost u svakodnevnom poslovanju vaše tvrtke, a da ne spominjemo sav prostor za pohranu koji ćete povratiti nakon što ste izbacili ormare za datoteke. Za stvaranje ureda bez papira, alati poput softvera za upravljanje dokumentima i platforme za elektroničko izdavanje računa široko su dostupni. Štoviše, cijena pohrane u oblaku i dalje opada.

Nikad nije bilo boljeg vremena za papirologiju. Evo kako stvoriti ured bez papira.

Prednosti ureda bez papira

Iako se prelazak u ured bez papira ne može dogoditi preko noći, promjena se može itekako isplatiti. Prednosti rada bez papira uključuju, ali sigurno nisu ograničene na:

Niži troškovi. Troškovi održavanja papira, tinte, tonera i pisača zbrajaju se. Pretvaranjem u ured bez papira ili barem u gotovo bezpapirni ured sa samo jednim centraliziranim pisačem “sve u jednom” možete dugoročno uštedjeti novac. Uz to, mnoga rješenja za pohranu u oblaku, poput Evernote-a, izuzetno su pristupačna, što olakšava zaposlenicima pristup svim dokumentima koji im trebaju u bilo kojem trenutku na bilo kojem uređaju.

Siguran pristup. Bez obzira gdje ili kada zaposlenici trebaju pristupiti dokumentima vaše tvrtke, ured bez papira omogućava im to. Platforme za elektroničko upravljanje dokumentima mogu se prijaviti s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme, samo osobe s potrebnim vjerodajnicama. Čvrsto korisničko ime i lozinka mogu biti i sigurniji od tradicionalnog kartona datoteka, čuvajući vaše najosjetljivije dokumente.

Povećani uredski prostor. Pisači i ormari za datoteke zauzimaju dragocjeni uredski prostor. Izlazak iz papira bez papira eliminira ove uobičajene smetnje u uredu i oslobađa vrijednu sobu za sve ostalo što vam treba.

Automatizacija tijeka rada Prošli su dani kopanja kroz ormar za pronalaženje odgovarajućeg dokumenta. Pomoću elektroničkog upravljanja dokumentima, vi i vaši kolege možete sortirati datoteke u samo nekoliko klikova kako biste lako pronašli upravo ono što vam je potrebno.

Izjave bez papira. Ured bez papira znači i minimiziranje dolazne pošte. Umjesto da sortirate i organizirate hrpe računa, vaš tim može preuzeti izjave bez papira i spremiti ih u odgovarajuću digitalnu mapu. Ako vaše poduzeće šalje račune klijentima ili kupcima, bez papira smanjuje troškove poštarine.

Smanjite svoj utjecaj na okoliš. Svako poduzeće do određene mjere uzrokuje emisiju ugljika, ali bez papira znači da vaša tvrtka može lako ukloniti glavni pokretač utjecaja na okoliš.

8 načina na koje možete prebaciti se na ured bez papira

Ako su prednosti ureda bez papira zvučile privlačno, sve što je potrebno za stvaranje ureda bez papira za vaše poslovanje su pravi alati i malo obuke.

Evo nekoliko jednostavnih koraka za stvaranje ureda bez papira.

Osigurajte alate i obuku osoblja.

Ne pretpostavljajte da će ljudi otkriti (i implementirati) načine minimalizacije njihove upotrebe papira. Potrebne su im jasne upute koje mogu razumjeti. Napravite pisane smjernice i postupke koje mogu slijediti kako bi osigurali ured bez papira.

Olakšajte rad bez papira.

Proces bez papira mora biti jednostavan i donijeti opipljive koristi (uštedjeti vrijeme, uštedjeti trud, uštedjeti okoliš). Prednosti trebaju uključivati ​​lakše arhiviranje i preuzimanje skeniranih i osjetljivih dokumenata putem pohrane u oblaku, te mogućnost dijeljenja istih bez oslanjanja na kopiranje ili skeniranje.

Premještanje / uklanjanje pisača i kopirnih uređaja.

Ako je pisačima i dalje jednostavan pristup vašem timu, nastavit će se koristiti. Ali ako ih uklonite s radne površine i zamijenite ih centraliziranim mrežnim pisačima koji su usmjereni na namjenska područja unutar ureda, možete ograničiti njihovu upotrebu.

Osim toga, omogućite evidentiranje i pristup lozinkom kako biste osigurali siguran ispis kad je to potrebno. To također omogućava menadžmentu da prati uporabu i rješava zloupotrebe. Možete uspostaviti pravila koja ograničavaju kupnju tinte i tonera samo za odobrene uređaje. To može dodatno smanjiti upotrebu pisača koji ostaju na radnim stolovima.

Osmislite novi sustav za arhiviranje bez papira.

Uložite u moderni softver za upravljanje dokumentima kako biste zamijenili ormare za podnošenje prijava. Evernote, na primjer, digitalno organizira bilješke i zadatke te ih arhivira bez potrebe da ih prvo pregleda.

Na raspolaganju je nekoliko dobrih programa za upravljanje dokumentima. Cijene počinju oko 15 USD po korisniku mjesečno.

Četiri donja reprezentativna su najbolji primjeri. Neke aplikacije nude besplatna razdoblja procjene, tako da možete pronaći pravi paket za svoje poslovanje.

Prebacite se s ormara za datoteke na digitalnu pohranu.

Kao dio ove sklopke morat ćete dodati umreženi kapacitet za pohranu diska, sigurnosne kopije i automatizirane mrežne sigurnosne kopije i računalne sustave u oblaku. Vašem digitalnom sustavu arhiviranja može biti sigurniji od papira jer se njemu može pristupiti i u slučaju katastrofe, a skeniranim dokumentima koji su učitani u vaš sustav bez papira ne može se pristupiti bez lozinke

Omogućite digitalne skenere.

Moderni kopirni uređaji uključuju skener dokumenata koji je u stanju skenirati papirnate dokumente i pohraniti ih u brojne digitalne sustave za pohranu i računalstvo u oblaku. Sradite sa svojim dobavljačem uredskih kopirnih uređaja kako bi skener kopirnih uređaja i dokumenata postao dio vašeg ureda bez papira. Uz to, pitajte svog dobavljača kopirnih strojeva (ili uslugu kopiranja) o postavljanju digitalnog skenera na kopirni uređaj koji će se integrirati s mrežnom uslugom faksiranja.

Integrirajte se s poslovnim operacijama.

Zaposlenici bi trebali moći predavati svoje originalne dokumente izravno unutar softvera koji koriste za izradu dokumenata vaše tvrtke. Povežite njihov Microsoft Office račun ili bilo koji drugi softver koji koristite s softverom za upravljanje dokumentima koji implementirate i za spremanje i za preuzimanje datoteka. Na taj način možete automatizirati tijek svoje tvrtke, lako pohranjivati ​​dokumente bez papira i implementirati alate za digitalni potpis s iste platforme.

Zamijenite faks uređaje.

Koristite internetske usluge faksa kako biste izbjegli postupak ispisa nakon faksa. Ova se rješenja mogu priključiti na softver vašeg ureda radi omogućavanja izravnog ulaznog i odlaznog faksiranja s korisničkih računala, olakšavajući prijelaz na izjave bez papira i alate za digitalni potpis.

Ove četiri usluge faksa nude slične značajke s cijenama koje kreću oko 5 centi po stranici nakon standardnog mjesečnog odšteta.

Dodatni načini za smanjenje potrošnje papira

Ako ste uvjereni da je rad bez papira pogodan za vas, provedite ove dodatne metode za uspostavljanje ureda bez papira.

Koristite programe za obradu teksta i prezentacije i alate za proračunske tablice.

Zaboravite rukom pisane dokumente i knjigovodstvene knjige. Oslonite se na ove alate umjesto za jednostavno stvaranje i pohranu digitalnih dokumenata.

Koristite pohranu u oblaku koja odgovara vašim računima e-pošte.

Vjerojatno je da ista platforma koja upravlja e-poštom vaše tvrtke također ima mogućnosti pohrane u oblaku. Osiguravajući da se svi digitalni dokumenti prenesu na ove ugrađene alate za pohranu u oblaku, vi i vaši kolege možete sigurno i sigurno pristupiti svim dokumentima digitalno, bez obzira gdje se nalazite.

Prebacite se na prijenosna računala i tablete.

Ako vaša tvrtka primarno koristi stolna računala, nepotrebno je papirologija bez papira. Zaposlenici sa stolnim računalima ne mogu svoje uređaje donositi na sastanke tvrtke, što znači da moraju ispisati sve dokumente koje trebaju pokazati tijekom sastanka. S prijenosnim računalima i tabletima, vaši se zaposlenici mogu povezati s projektorima ili drugim ekranima koje svi prisutni mogu vidjeti bez distribucije tiskanih kopija.

Postavite ciljeve i vremenske rokove za inkrementalne promjene.

Izradite raspored prelaska vašeg ureda na aranžman bez papira i odredite datum za pretvaranje u ciljno smanjenje potrošnje papira. Malo je vjerojatno da će vaša tvrtka u potpunosti eliminirati sav papir u uredu, pa postavite početni cilj da smanjite ispis i upotrebu papira za neki postotak. 50-postotno smanjenje dobro je početno mjesto, a krajnji cilj 80-postotnog smanjenja upotrebe papira je realan krajnji cilj. Provjerite svoj napredak i prilagodite operacije po potrebi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *